Executive Assistant – Gestion de Patrimoine Privée & Bureau d’Investissement

Devenez le pilier opérationnel d’un portefeuille d’investissements privés dynamique.

Vous êtes une personne particulièrement organisée, dotée d’un excellent sens de la diplomatie, d’une grande discrétion et d’une capacité à coordonner efficacement des activités complexes ? Vous aimez évoluer dans des environnements exigeants et dynamiques, où votre contribution facilite directement le travail des dirigeants ?

Rejoignez un bureau d’investissement privé sophistiqué, accompagnant une direction de haut niveau dans les domaines de la gestion de patrimoine, de la gouvernance d’entreprise et des opérations de Family Office.

Vos missions

Vous serez au cœur des opérations d’un poste polyvalent et exigeant : gestion des agendas de direction, coordination des déplacements internationaux, traitement des correspondances confidentielles et organisation de réunions de conseil d’administration comme de rendez-vous personnels.

Il ne s’agit pas d’un simple poste administratif, mais d’un rôle de coordination stratégique au plus haut niveau. Vous serez amené(e) à gérer des priorités concurrentes, à interagir avec des équipes internes issues de différentes entités, des conseillers externes et des prestataires de services, tout en garantissant confidentialité et qualité d’exécution.

Votre capacité à anticiper les besoins, à résoudre les problèmes de manière autonome et à instaurer des relations de confiance avec les différentes parties prenantes contribuera directement à la continuité des activités et à l'efficacité des dirigeants.

Vos responsabilités

- Gestion des agendas et des réunions : organiser, hiérarchiser et optimiser les réunions internes et externes, coordonner les disponibilités des différentes équipes et entités du groupe, assurer le suivi des actions à mener et garantir une gestion fluide des agendas de direction.

- Coordination des déplacements : planifier et organiser des déplacements professionnels complexes en Europe et à l'international, incluant les réservations de vols, de trains et d'hébergements, la coordination logistique et la gestion des imprévus.

- Communication avec les parties prenantes : assurer les échanges professionnels, gérer les communications téléphoniques et rédiger des correspondances à destination des équipes internes et des partenaires externes, en français et en anglais.

- Assistance aux investissements et à la gouvernance : préparer les dossiers relatifs aux mandats d'investissement, organiser les réunions préparatoires et ponctuelles, et gérer la documentation nécessaire aux processus de gouvernance et de prise de décision.

- Organisation d'événements et accueil : organiser les dîners de direction, gérer les invitations, coordonner les prestations de restauration, prévoir un accueil adapté au protocole et recevoir des visiteurs de haut niveau.

- Gestion administrative du bureau : assurer le suivi des dépenses (cartes professionnelles, SNCB, transports), vérifier les factures, coordonner les paiements des prestataires et assurer la liaison avec les conseillers financiers.

- Gestion des affaires personnelles : superviser les dépenses personnelles et familiales, coordonner les questions liées aux assurances et aux biens immobiliers, organiser les rendez-vous médicaux, gérer les abonnements et les réseaux professionnels, ainsi que les attentions particulières (cadeaux, cartes de vœux, etc.).

- Logistique et gestion des installations : coordonner la logistique du bureau, assurer le suivi des équipements (systèmes informatiques, téléphones mobiles), collaborer avec les équipes responsables des locaux et garantir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.

- Coordination des chauffeurs et des transports : planifier et gérer les déplacements des dirigeants, coordonner les chauffeurs et organiser les différentes modalités de transport.

- Gestion documentaire et archivage : maintenir des systèmes d'archivage structurés et confidentiels pour les documents professionnels et personnels.

- Missions ponctuelles : faire preuve de flexibilité et apporter des solutions proactives face à l'évolution des priorités et aux besoins imprévus.

Votre profil

• Expérience confirmée en tant qu'assistant(e) de direction, Office Manager ou dans une fonction similaire impliquant un accompagnement de proximité et la gestion d'informations confidentielles, idéalement auprès d'une direction générale, au sein d'un Family Office ou dans un environnement lié à l'investissement.

• Excellentes capacités organisationnelles, grande rigueur et souci du détail, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément sans compromettre la qualité du travail.

• Français natif et niveau professionnel en anglais.

• Sens aigu de la diplomatie et capacité à garantir une confidentialité absolue concernant les affaires personnelles et professionnelles sensibles.

• Maîtrise des outils de gestion d'agenda, des plateformes CRM, de Microsoft Office ainsi que des outils de gestion des déplacements et des notes de frais.

• Excellentes qualités relationnelles et capacité à interagir professionnellement avec des dirigeants, des conseillers, des prestataires externes et des collaborateurs de tous niveaux.

• Esprit d'initiative, capacité à résoudre les problèmes et aptitude à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.

• Capacité d'adaptation à un environnement dynamique, avec des exigences parfois imprévisibles et des déplacements éventuels.

• Permis de conduire valide (atout supplémentaire).

• Discrétion, discernement et capacité à anticiper les besoins avant même qu'ils ne soient exprimés.

Ce que nous vous offrons

• Un poste particulièrement stimulant, au croisement des opérations, de la gouvernance et de l'accompagnement de la direction.

• Une rémunération attractive, à la hauteur du niveau de responsabilité et de confidentialité associé à la fonction.

• Des modalités de travail flexibles et une compréhension des exigences propres à l'assistance de dirigeants.

• Des possibilités de développement professionnel et une exposition privilégiée aux opérations de haut niveau dans les domaines de l'entreprise et de l'investissement.

• Un environnement de travail collaboratif et respectueux, dans lequel votre contribution est reconnue comme essentielle à la réussite de l'organisation.

• L'opportunité de travailler aux côtés de dirigeants expérimentés et de développer des relations professionnelles durables.

• Un ensemble complet d'avantages comprenant une assurance santé, des chèques-repas et des congés conformes aux pratiques locales.

• L'intégration au sein d'une organisation stable et reconnue à l'international, où l'excellence et la discrétion sont des valeurs fondamentales.

Vous êtes une personne rigoureuse, diplomate et organisée, attachée à la qualité d'exécution et capable d'évoluer dans un environnement exigeant et confidentiel ? Nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Postulez dès aujourd'hui et découvrez comment devenir un partenaire essentiel de la direction.