Office Manager F/H

• Réservation restaurants et/ou salle de réunion
• Gestion des mails entrants
• Gestion des appels entrants par les numéros fixes

• Déclaration annuelle type DARES
• Suivi des contrats avec les fournisseurs
• Mise à jour de l’ensemble de la documentation obligatoire – classement

• Complétude mensuelle des tableaux de suivi de trésorerie (au réel) pour les 3 entités
• Téléchargement de l’ensemble des pièces ACHAT liées aux abonnements
• Transfert pièces comptables CEGID (vente/achats) + suivi des informations déposées par le cabinet comptable
• Récupérations des justificatifs

• Suivi soldes bancaires et virements – anticipation sur les virements intragroupe
• Téléchargement des relevés bancaires des 3 entités
• Téléchargement et contrôle du relevé REVOLUT
• Saisie des virements/ règlement des factures

• Etablissement et envoi des factures mensuelles aux clients
• Etablissement et régularisation des factures intragroupes
• Etablissements des facturations partenaires mensuelles, trimestrielles ou annuelles
• Suivi et contrôle des commissions partenaires
• Echanges et relances partenaires

• Gestion des dossiers administratifs du personnel
• Assistance au recrutement
• DPAE en collaboration avec le service de paie + suivi de la procédure de recrutement
• Complétude des dossiers et procédure d’enregistrement mutuelle/prévoyance
• Saisie et transfert mensuel des EV de paies
• Alimentation mensuelle cartes SWILE
• Gestion des congés /Gestion du planning absences
• Préparation des documents d’entretien annuel et mi annuel o Procédure recrutement apprentis – OPCO – SYLAE
• Recrutements stagiaires – suivi et complétude des conventions
• Mise à jour de la documentation obligatoire de l’entreprise

• Anticipation et rédaction des informations des mouvements commerciaux, salariaux, clients, partenaires … dans la documentation juridique 
• Préparation de la documentation post clôture pour les 3 entités
• Suivi des conventions intra-groupes
• Suivi des conventions apporteurs d’affaires et préparation de la facturation associée post- clôture

• Suivi de l’actualité CNCGP
• Mise à jour de la documentation réglementaire
• Formation LCBFT, Organisation de points de contrôle avec les FO
• Tenue et complétude des registres

• Suivi des conventions
• Transmission des informations société pour régularisation conventions
• Echanges privilégiés avec les partenaires

• Commande fournitures
• Gestion locaux
• Réservation billets train – déplacement équipe
• Gestion des notes de frais
• Carte de vœux – cadeaux de fin d’année clients

• Organisation séminaire
• Organisation soirée teambilding
• Soirée de fin d’année

• Suivi état d’esprit Equipe – entretien – accompagnement
• Rendez-vous «bobologie »

• Suivi et gestion parc informatique

 
Profil : 

• Solide expérience similaire, minimum 5 ans, au sein d'une structure à taille humaine, sur un poste très polyvalent
• Organisation, rigueur, bon relationnel, sens du service, envie d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant
• Maîtrise de Payfit et Cegid, des outils informatiques, des logiciels de comptabilité
• La pratique de l'anglais serait un plus 

Poste en CDI basé à Paris 16ème
Rémunération 50-60 k€ selon profil 
Participation et Intéressement, chèques vacances, loisirs etc.
Télétravail après période d'intégration, 1 ou 2 jours / semaine