Asistente de dirección

Descripción del puesto

Buscamos incorporar un/a Secretario/a de Dirección para un entorno corporativo, cuya función principal será proporcionar apoyo organizativo y de gestión a la alta dirección, garantizando el correcto desarrollo de las actividades diarias y facilitando la coordinación interna y externa con distintos interlocutores.

Misión del puesto

Dar soporte integral a la Dirección, asegurando una gestión eficaz de la agenda, la documentación y la comunicación, así como contribuyendo a la fluidez operativa entre la dirección y las diferentes áreas de la organización, agentes externos e instituciones.

Funciones y responsabilidades

Gestión y coordinación

• Realizar tareas administrativas y de gestión vinculadas al ámbito de la dirección, asegurando eficiencia y orden en la operativa diaria.
• Organizar y gestionar la documentación necesaria para reportes a Alta Dirección y comisiones, garantizando confidencialidad y precisión.
• Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos, gestionando la comunicación de forma profesional, discreta y eficaz.
• Gestionar la agenda de la dirección, coordinando reuniones, citas y eventos.
• Planificar y coordinar viajes, incluyendo reservas de transporte y alojamiento.
• Recibir y atender visitas, ofreciendo un trato profesional.
• Coordinar reuniones y eventos, ocupándose de la logística necesaria.

Redacción y documentación

• Redactar documentos oficiales, informes y correspondencia con un lenguaje claro y profesional.
• Elaborar presentaciones en PowerPoint alineadas con las necesidades de la dirección.
• Gestionar y analizar datos mediante hojas de cálculo, generando informes y gráficos.
• Elaborar y dar formato a documentos utilizando herramientas ofimáticas.
• Gestionar la correspondencia interna y externa.

Archivo y gestión documental

• Mantener un archivo físico y digital organizado, garantizando la accesibilidad y seguridad de la información.
• Actualizar y custodiar la documentación relevante para la dirección.

Requisitos

• Formación mínima: FP de Grado Superior.
• Especialidades valorables: Secretariado, Administración o Asistencia a la Dirección.
• Experiencia: Al menos 3 años en un puesto similar.
• Idiomas: Inglés nivel B2.
• Conocimientos: Manejo avanzado de Microsoft Office.

Competencias clave

• Excelencia en el trabajo.
• Trabajo en equipo.
• Gestión de las emociones.
• Planificación y organización.
• Adaptación al cambio.

Condiciones

• Posición estable en entorno profesional y estructurado.
• Condiciones acordes al puesto y a la experiencia aportada.