Assistant de Direction Family Office F/H
Posted on: 08.09.26
Paris Ile-de-France France
EUR 40K - 50K per year
Permanent
Financial Services
Missions principales
1. Suivi des dossiers clients
- Assurer le suivi rigoureux des données financières et administratives :
- Collecter, classer et archiver les relevés, avis d'opérations et documents financiers.
- Établir mensuellement les consolidations d'actifs financiers.
- Contrôler les tarifications et frais appliqués aux opérations et aux comptes.
- Mettre à jour et maintenir les dossiers clients conformément aux procédures internes.
- Participer à la mise en œuvre et au suivi des opérations :
- Coordonner les différents intervenants en lien avec les équipes de conseil.
- Assurer le suivi administratif des souscriptions, investissements, désinvestissements, transferts et versements.
- Préparer les documents nécessaires aux opérations et effectuer les relances appropriées.
- Apporter un soutien organisationnel :
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
- Préparer les éléments nécessaires aux réunions clients.
- Assurer le suivi des actions décidées lors des réunions.
Selon les besoins, le collaborateur pourra être amené à :
- Établir des reportings mensuels des revenus et dépenses.
- Assurer le suivi de la comptabilité personnelle et préparer les éléments destinés aux conseils externes.
- Faire l'interface avec les banques, administrations, prestataires et autres interlocuteurs.
- Gérer certaines demandes liées à l'organisation de la vie quotidienne des clients.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.
- Réceptionner et préparer les réponses aux courriers.
- Suivre les factures, échéances, contrats, abonnements et règlements.
- Gestion et organisation des agendas.
- Coordination des réunions et rendez-vous.
- Organisation des déplacements professionnels.
- Préparation et suivi des notes de frais.
- Gestion de diverses tâches administratives et logistiques.
- Participation à diverses missions internes (onboarding, suivi de matériel, achats, événements).
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs.
- Gestion du courrier entrant et sortant.
- Mise à jour des bases de données contacts.
- Préparation de documents et supports de présentation.
- Participation à la rédaction et à la mise en forme de documents commerciaux.
- Gestion de l'archivage physique et numérique.
- Suivi des fournitures et des besoins des bureaux.
- Aide à l'organisation d'événements et réunions internes.
- Respect des procédures internes liées à la sécurité et au fonctionnement administratif.
Expérience
- Expérience de 4 à 5 ans min. dans un environnement similaire (services financiers, gestion patrimoniale, conseil ou structure de services haut de gamme).
- Anglais courant indispensable.
- Sens du service.
- Rigueur et discrétion.
- Excellent relationnel.
- Capacité à travailler en équipe.
- Organisation et autonomie.
- Maîtrise d'Excel, Word, PowerPoint et des outils bureautiques.
- Horaires : 9h00 à 18h00 avec une permanence hebdomadaire jusqu'à 19h00.
- Rémunération : selon profil, autour de 45 K€ fixe + variable 10%.
- Pas de télétravail.