Assistant de Direction F/H

Notre client, un Family Office d’une dizaine de collaborateurs, basé à Paris, recherche un Assistant de Direction F/H.

Véritable bras droit du Dirigeant, l’Assistant de Direction lui permet de se concentrer sur son cœur de métier en prenant en charge l’ensemble des sujets administratifs et organisationnels.
À ce titre, il est un interlocuteur clé, représentant l’entreprise et son Dirigeant aussi bien en interne qu’en externe, en lien étroit avec les clients, les collaborateurs et les partenaires.

Ce poste requiert une excellente présentation, un très bon relationnel, un sens aigu de la diplomatie et une culture forte de la confidentialité. Personne de confiance, l’Assistant de Direction est au cœur de l’information et des décisions.

Missions principales
Assistanat de Direction

• Filtrer les appels, accueillir les clients et visiteurs
• Gérer l’agenda du Dirigeant : réunions, rendez-vous, priorités
• Organiser et préparer les déplacements
• Gérer le courrier (papier et mails) : tri, transmission, classement et archivage
• Assurer le suivi quotidien avec le Dirigeant de l’avancement des dossiers
• Gérer le classement papier et numérique
• Être l’interface des interlocuteurs internes et externes et coordonner la circulation de l’information

Client servicing

• Préparer les dossiers et les ordres du jour des rendez-vous
• Rédiger les comptes rendus
• Répondre aux demandes des clients (support administratif, sujets de vie courante, etc.)

Office Management

• Gestion des services généraux
• Facturation :
  • Préparation des éléments de facturation en lien avec les équipes et l’expert-comptable
  • Établissement, édition et envoi des factures
• Préparation de la liasse comptable mensuelle
• Informatique :
  • Centralisation des demandes des collaborateurs et coordination avec le prestataire informatique
  • Suivi des abonnements et du matériel informatique

Marketing & Communication

• Mise à jour du site internet (blog, revue de presse, contenus)
• Mise en page et diffusion de la newsletter
• Communication sur les réseaux sociaux

 
Profil
De par la diversité de ses missions, l’Assistant de Direction évolue dans un environnement sans routine. Il fait preuve de réactivité, d’adaptabilité et d’une bonne résistance au stress et à la pression.
Très organisé, il sait hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs sujets simultanément. Proactif, il s’adapte aux imprévus du quotidien avec efficacité et discrétion.
La confidentialité est un élément central du poste, en raison de l’accès à des informations sensibles.

• Expérience : Min. 5 ans sur un poste d’Assistant ou Office Manager en Family Office, M&A ou Gestion de Patrimoine.
• Anglais courant indispensable.

Conditions du poste

• Poste basé à Paris 8ᵉ
• Pas de télétravail
• Rémunération : 42-48 K€ selon profil + bonus + participation/intéressement
• Poste à pourvoir immédiatement
• CDI 39h