Assistant de Direction F/H

Notre client, opérant dans le secteur de l’ingénierie et du management de projets immobiliers recherche un Assistant de Direction Générale F/H. Il s’agit d’une structure d’environ 25 collaborateurs, rattachée à un groupe d’environ 250 collaborateurs.
L’Assistant de Direction assure un rôle central de coordination, de gestion administrative et de support aux équipes.
Vous aurez à assister le Directeur Général Délégué dans le pilotage de deux entreprises et à être un excellent relais avec les fonctions support (RH, DAF, DSI et communication) de l’ensemble du groupe, fonctions basées pour la plupart à Lyon.

Missions principales
 
Gestion administrative et financière

• Suivi administratif des fournisseurs et prestataires
• Gestion des commandes et suivi des règlements via la holding du groupe
• Établissement des factures et notes d’honoraires
• Mise à jour des tableaux de suivi et de synthèse
• Transmission des éléments financiers au service concerné
• Suivi des relances clients selon les process internes
• Suivi bancaire, trésorerie et rapprochements
• Préparation et envoi des reportings financiers (chiffre d’affaires, devis, factures, trésorerie, prévisionnels)
• Contribution à la préparation budgétaire et aux revues périodiques

 
Gestion opérationnelle et projets

• Mise en place et suivi des tableaux de pilotage des affaires et projets
• Suivi administratif de la sous‑traitance
• Création et suivi des dossiers projets
• Collecte, contrôle et retraitement des feuilles d’heures
• Suivi administratif et financier de prestataires sur missions spécifiques
• Participation à des projets transverses, dont la mise en place d’outils de gestion (ERP)

 
Ressources humaines

• Participation à la définition des besoins en recrutement et suivi des recherches
• Coordination de l’arrivée des nouveaux collaborateurs
• Suivi administratif du personnel via les outils groupe (congés, absences, notes de frais, heures supplémentaires)
• Transmission des éléments variables de paie
• Coordination des actions de formation avec les services concernés
• Participation aux instances internes représentatives

 
Assurances, conformité et risques

• Suivi des contrats d’assurances
• Gestion des déclarations de sinistre
• Demandes d’attestations
• Coordination avec les interlocuteurs internes et partenaires externes

 
Informatique et outils

• Recueil des besoins et demandes des équipes
• Suivi des incidents et dysfonctionnements auprès des services IT du groupe
• Interface utilisateurs / fonctions support

 
Communication et vie interne

• Rôle de relais entre l’entité et le groupe
• Organisation d’événements internes (séminaires, réunions, moments de convivialité)
• Contribution aux actions de communication interne et digitale
• Participation à l’organisation des comités de direction et réunions internes

 
Services généraux et support à la direction

• Appui à la gestion des services généraux sur le site
• Coordination avec les interlocuteurs internes
• Support à la Direction dans la relation avec les managers et partenaires
• Contribution aux actions RSE et aux projets associés

 
Profil

• Min. 10 ans d’expérience similaire (Assistant de haut niveau, Office Manager, Secrétaire Général, RAF…)
• Appétence pour les structures à taille humaine
• Réactif, méthodique et organisé
• Rôle très polyvalent avec une appétence pour le contrôle de gestion
• Efficacité et rigueur
• Très bonne orthographe
• Maitrise des outils Word, Excel et Power Point
• Excellent savoir-être et sens du relationnel

 
Conditions

• Poste en CDI basé à Esplanade de la Défense (92)
• Rémunération : 55-65k€ selon profil